Положение об учете ТМЦ

Материал из wiki.sibvaleo.com

Перейти к: навигация, поиск

Положение об учете ТМЦ

Содержание

Общие положения

1.1. Настоящее Положение регламентирует процедуры поступления, перемещения, списания и продажи товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) в УК в Корпорации «Сибирское Здоровье»

1.2. Данное Положение составлено на основе общекорпоративной учетной политики Корпорация «Сибирское здоровье».

1.3. Все процедуры по движению ТМЦ курируют и контролируют сотрудники Департамента финансов (далее – ДФ) или другие сотрудники, приказом назначенные ответственными лицами за выполнение данных функций.

Приобретение ТМЦ

2.1. Приобретение любых ТМЦ для внутреннего использования сотрудниками Корпорации должно начинаться с составления заявки на ТМЦ и/или оформления заявки на проведение платежа. (если на корпоративном портале не настроена заявка на ТМЦ). Образец заявки на приобретение ТМЦ находится на сайте: https://cp.siberianhealth.com/tmc/edit.php, образец заявки на проведение платежа находится на сайте: https://cp.siberianhealth.com/company/payorder/index.php?act=add.

2.2. Инициатор заявки на приобретение ТМЦ несет ответственность за корректность указанной информации, а именно: кто будет являться ответственным лицом-получателем ТМЦ и какое место хранения будет у заказанной ТМЦ. исполнитель заявки на приобретение ТМЦ в праве отклонить заявку, если получатель (ФИО) не заведен в базе сотрудников на корпоративном портале.

2.3. Инициатор заявки на платеж несет ответственность за правильность выбора статьи бюджета, соответствие суммы в заявке на платеж с суммой, указанной в счете поставщика.

2.4. Исполнитель заказа, непосредственно контактирующий с поставщиком по поводу выполнения заказа (далее – исполнитель заказа) несет ответственность за соответствие наименования и цены ТМЦ, оплаченной по выставленному счету с той, которая была согласована инициатором заявки на ТМЦ.

2.5. Корректность оформления платежа за ТМЦ по соответствующей статье бюджета контролирует сотрудник ДФ.

Поступление ТМЦ на остатки ответственного лица

3.1. При проведении наличного или безналичного платежа, а так же авансового платежа за ТМЦ, инициатор заявки несет ответственность за предоставление копии товарного чека или копии товарной накладной/счет-фактуры сотруднику ДФ для отражения приобретенной ТМЦ в учетной системе.

3.2. Лицом, ответственным за сохранность ТМЦ, является инициатор заявки на платеж или инициатор авансового платежа до момента предоставления в ДФ оригинала акта приема-передачи с двумя подписями (сдал/принял) другому ответственному лицу.

3.3. В случае, если заявка на платеж формируется из заявки на ТМЦ, то при проведении платежа и поступлении ТМЦ от поставщика ответственность за предоставление копии товарного чека или копии товарной накладной/счет-фактуры сотруднику ФЭД для отражения в учетной системе несет исполнитель заказа. Ответственным лицом за сохранность ТМЦ в данном случае является инициатор заявки на ТМЦ до момента предоставления в ДФ оригинала акта приема-передачи с двумя подписями (сдал/принял) другому ответственному лицу.

3.4. Оригиналы закупочных документов (товарный чек, товарная накладная и счет-фактура) передаются в Бухгалтерию

3.5. Ответственность за проведение в учетной системе поступивших от поставщика ТМЦ по предоставленным документам несет сотрудник ДФ.

3.6. Документы (копии документов поставщика) на поступившие ТМЦ предоставляются сотруднику ДФ в срок не позднее 2-ого числа месяца, следующего за месяцем поступления ТМЦ от поставщика в распределительный центр/центр обслуживания клиентов (РЦ/ЦОК) или в другое подразделение. Ответственность за предоставление документов несет инициатор заявки на платеж или исполнитель заказа, непосредственно контактирующий с поставщиком по поводу выполнения заказа.

3.7. Принятие поступления ТМЦ к учету путем проведения в учетной системе проводится в срок не позднее 2-ого числа месяца, следующего за месяцем предоставления закупочных документов (копий товарных чеков или товарных накладных поставщика). После проведения поступления ТМЦ в остатки учетной системы поступившей позиции автоматически присваивается инвентарный номер, который сообщается лицу, ответственному за сохранность ТМЦ посредством электронной почты.


Выдача ТМЦ сотруднику

4.1. После факта поставки ТМЦ от поставщика, подтвержденного подписанными товаросопроводительными документами, исполнитель заказа на ТМЦ подтверждает получение заказа в заявке и составляет акт приема-передачи ответственному лицу-получателю ТМЦ, указанному в заявке на ТМЦ.

4.2. Ответственность за корректное составление акта приема-передачи несет сотрудник, сдающий ТМЦ.

4.3. ТМЦ не передается получателю без подписанного акта приема-передачи, а так же, если получатель (ФИО) не заведен в базе сотрудников на корпоративном портале.

4.4. Форма акта приема-передачи представлена в Приложении 1 настоящего Положения.

4.5. Подписанный акт приема-передачи передается сотруднику ДФ для проведения и проверки корректности поступления ТМЦ в учетной системе ТМЦ.

4.6. Оригинал акта приема-передачи хранится в ДФ

4.7. Сотрудник, который принимает ТМЦ на хранение, несет ответственность за бережное отношение и сохранность ТМЦ.

Списание ТМЦ

5.1. Для списания ТМЦ инициатор списания запрашивает в УК у сотрудника ДФ, ответственного за учет ТМЦ, управленческую текущую стоимость ТМЦ на дату списания и составляет акт списания. Форма акта списания представлена в Приложении 2 настоящего Положения.

5.2. Акт списания подписывает инициатор списания и/ или сотрудник, ответственный за сохранность ТМЦ (Ответственное лицо), а так же руководитель Центра финансовой ответственности (далее - ЦФО), на котором числится ТМЦ.

5.3. Инициатор списания в обязательном порядке заполняет в акте списания все заданные формой поля, в том числе и причину списания.

5.4. Причиной списания ТМЦ не может быть нулевая текущая стоимость ТМЦ, а так же износ, не влияющий на функциональность ТМЦ. Списание ПК техники, датой приобретения менее 5 лет запрещено без подтверждения сотрудником ОТП невозможности/нецелесообразности ремонта.

5.5. В случае текущей стоимости ТМЦ более 0,00 руб. акт списания согласовывает руководитель ЦФО списания.

5.6. В случае текущей стоимости более 100 000,00 руб. акт списания согласовывает финансовый директор (Н.Г.Гороховская)

5.7. Подписанный акт списания отправляется сотруднику ДФ, ответственному за учет ТМЦ, на проведение.

5.8. Проведение согласованного акта списания в учетной системе осуществляется сотрудником ДФ в срок не позднее 2-ого числа месяца, следующего за месяцем предоставления акта списания.

5.9. После проведения акта списания сотрудник ДФ отправляет инициатору списания (по электронной почте) уведомление о том, что ТМЦ списано, и его можно утилизировать.

5.10. Ответственность за утилизацию списанных ТМЦ несет инициатор списания. Утилизация, проводимая на возмездной основе, осуществляется за счет средств Работодателя.

Перемещение ТМЦ между подразделениями

6.1. При перемещении ТМЦ между подразделениями инициатором перемещения выступает сдающая сторона.

6.2. Инициатор перемещения составляет акт приема-передачи, подписывает «сдал» и отправляет вместе с оборудованием принимающей стороне.

6.3. В случае, если сдающее и принимающее подразделения территориально разделены, и перемещение осуществляется с участием третьего лица (водителя или транспортной компании), то инициатор перемещения в день отправки ТМЦ пишет уведомление по электронной почте принимающей стороне о том, что ТМЦ отправлено и прикладывает скан-копию акта приема-передачи с подписью «сдал» и подписью водителя «принято для перемещения», в копию письма ставится сотрудник ДФ, ответственный за учет ТМЦ

6.4. Транспортная компания несет ответственность за вверенные ТМЦ для перемещения в рамках действующего законодательства

6.5. Принимающая сторона при получении оборудования от водителя или транспортной компании сверяет фактическое наличие с приложенным документом (актом приема-передачи или накладной на внутреннее перемещение) в присутствии водителя или представителя транспортной компании, подтверждает получение подписью «принял» и пишет уведомление по электронной почте сдающей стороне, что оборудование получено, прикладывая к письму скан.копию акта с двумя подписями «сдал» и «принял». В копию уведомления ставится сотрудник ДФ, ответственный за учет ТМЦ.

6.6. Сотрудник ДФ, ответственный за учет ТМЦ, проводит перемещение в учетной базе в срок не позднее 2-ого числа месяца, следующего за месяцем предоставления скан-копии или оригинала акта приема-передачи с подписями «сдал- принял».

6.7. Оригинал акта приема-передачи отправляется с общей плановой отправкой документов в УК в отдельном файле с подписью «в Казначейство, учет ТМЦ»

6.8. Ответственность за корректное составление акта приема-передачи несет инициатор перемещения.

6.9. В случае, если было проведено фактическое перемещение ТМЦ без предоставления документов в ДФ, то лицом, ответственным за сохранность ТМЦ является тот сотрудник, на котором числится ТМЦ в учетной системе.

Сдача ТМЦ при увольнении сотрудника

7.1. При увольнении сотрудника его руководитель в срок не позднее, чем за 3 рабочих дня до увольнения запрашивает в ДФ данные по остаткам ТМЦ, числящимся за увольняющимся.

7.2. Руководитель увольняющегося сотрудника составляет акт приема – передачи вышеуказанных ТМЦ на другого сотрудника того же отдела или на себя. Форма акта приема-передачи представлена в Приложении 1 к настоящему Положению.

7.3. Акт приема-передачи с двумя подписями (сдал/принял) передается в ДФ сдающей стороной в день перемещения ТМЦ на другого сотрудника.

7.4. Сотрудник ДФ, ответственный за учет ТМЦ, проводит перемещение как указано в п.п. 6.6.

7.5. Оригинал акта приема-передачи хранится в ДФ.


Продажа ТМЦ

8.1. В случае необходимости продажи ТМЦ инициатор продажи составляет документ «Продажа ТМЦ», заполняя данные о ЦФО (которое получит деньги за продажу), наименования позиций с инвентарными номерами, дату продажи, место хранения и лицо, ответственное за сохранность указанных ТМЦ. Форма документа «Продажа ТМЦ» представлена в Приложении №3 к настоящему Положению.

8.2. Документ «Продажа ТМЦ» отправляется по электронной почте сотруднику ДФ, ответственному за учет ТМЦ, для проставления управленческой текущей стоимости на указанную дату.

8.3. Сотрудник ДФ проставляет управленческую текущую стоимость на указанную в документе дату и отправляет документ «Продажа ТМЦ» инициатору продажи.

8.4. Инициатор продажи, ориентируясь на управленческую текущую стоимость ТМЦ, на техническое состояние ТМЦ и на рыночную стоимость подобного оборудования, устанавливает цену продажи покупателю отдельным коммерческим предложением произвольной формы, не указывая внутренние учетные данные (закупочную и текущую стоимость ТМЦ)

8.5. Цена продажи ТМЦ меньше управленческой текущей стоимости ТМЦ согласовывается инициатором продажи через финансового директора по электронной почте. Инициатор продажи ТМЦ отправляет документ «Продажа ТМЦ» финансовому директору с заполненными данными по управленческой текущей стоимости и установленной цене продажи. При этом в копию письма ставится сотрудник ДФ, ответственный за учет ТМЦ.

8.6. После факта продажи ТМЦ (передачи ТМЦ покупателю с составлением товаросопроводительных документов) инициатор продажи отправляет сотруднику ДФ, ответственному за учет ТМЦ, документ «Продажа ТМЦ» с подписями своей/инициатора продажи, лица, ответственного за сохранность проданных ТМЦ, с комментарием, что ТМЦ продано и передано покупателю и поступление денег проведено в интернет – складе (указывается номер документа и дата).

8.7. Поступление денег от продажи ТМЦ в интернет-складе проводится так:

Контракт клиента - конкретный контракт клиента (кто купил ТМЦ) Если клиентом является стороннее лицо (не консультант и не частный склад), либо клиентом является сотрудник ЦОКа – то выбирается контракт ЦОКа

Назначение - 1.1.3 Выручка от реализации ТМЦ

ЦФО – Управляющая компания (всегда)

Временный доступ к ЦФО Управляющая компания выдает сотрудник, ответственный за учет ТМЦ, по запросу инициатора продажи.


8.8. Сотрудник ДФ проводит продажу ТМЦ в учетной системе в срок не позднее 2 числа месяца, следующего за датой получения уведомления по электронной почте о факте продажи, как указано в п.п.8.6.

Инвентаризация ТМЦ

9.1. Плановая инвентаризация ТМЦ проводится один раз в год по запросу ДФ.

9.2. Ответственность за проведение плановой инвентаризации ТМЦ несет руководитель подразделения.

9.3. Результат инвентаризации ТМЦ оформляется в форме Описи ТМЦ – Приложение №4 к настоящему Положению.

9.4. Опись инвентаризации ТМЦ оправляется сотруднику ДФ, ответственному за учет ТМЦ, в срок не позднее 3 (трех) дней с даты проведения инвентаризации.

9.5. Внеплановая инвентаризация ТМЦ проводится при ревизиях представительств Корпорации региональными директорами (далее РД) и управляющими представительствами в странах (далее УПС), сотрудниками ДФ, а так же при увольнении руководителей представительств (ведущих менеджеров ЦОКов) и руководителей подразделений Корпорации. В данном случае Опись ТМЦ составляет и отправляет в ДФ ответственный ревизор в срок не позднее 3 (трех) дней с даты проведения инвентаризации.

9.6. Ответственность за недостачу по результатам инвентаризации ТМЦ несет лицо, ответственное за сохранность ТМЦ, в рамках действующего законодательства.

9.7. Решение об удержании суммы недостачи принимает руководитель подразделения.

Документооборот и вспомогательные материалы

10.1. Управленческий документооборот по учету ТМЦ представлен в таблице №1


нажмите на картинку, для ее увеличения.


«Акт приема-передачи» (Приложение №1):


нажмите на картинку, для ее увеличения.


«Акт Списания» (Приложение №2):


нажмите на картинку, для ее увеличения.


«Продажа ТМЦ» (Приложение №3):


нажмите на картинку, для ее увеличения.


«Опись ТМЦ» (Приложение №4):


нажмите на картинку, для ее увеличения.


10.2. Процесс документооборота курируют сотрудники ДФ.

10.3. Все управленческие документы по движению ТМЦ хранятся в ДФ.

Ответственность сотрудников

11.1. Сотрудники Корпорации несут материальную ответственность за соблюдение всех процедур по движению ТМЦ, предусмотренных данным Положением.

Заключительное положение

12.1. Настоящее Положение может изменяться и уточняться посредством утверждения соответствующих Дополнений.

Просмотры
Личные инструменты